Erfarenheter från ett stort Interreg-projekt

ESS & MAX IV: Cross Border Science and Society är det hittills största Interreg ÖKS-projektet räknat i finansieringen. Med 27 partners är projektet också ett av de med flest partners. Ett sådant stort projekt hade varit mycket svårare att genomföra om vi inte hade gjort ett förprojekt innan, som kunde analysera och komma fram till vad projektet skulle fokusera på och vilka som var lämpliga partners.

Tack vare förprojektet kunde vi lägga ett gränsöverskridande perspektiv som skulle ge ett mervärde till varje deltagare, men också ett tydligt resultatfokus där alla partners själva var bäst lämpade att göra arbetet.

En viktig insikt var att någon aktivt måste arbeta för helheten, med gemensamma seminarier och workshops. Även om det finns många möjliga synergier mellan delprojekten tar dessa inte fart av sig självt. Därför har ett visst fokus lagts på den strategiska projektledningen och koordineringen.

En bra erfarenhet var att regelbundet ha möten med samtliga delprojektledare samtidigt. Dessa knöt ihop delprojekten med varandra och med projektledningen, kunde lyfta strategiska frågor i rätt tid, hitta synergier mellan delarna och skapa en helhet för projektet, något som varit avgörande för projektets framdrift.

Även projektledningen, som var delad mellan två partners, behövde träffas åtminstone en gång i veckan för att kontinuerligt fylla på agendan med de frågor som behövde diskuteras. I samband med detta var det tydligt att det behövdes en kontinuerlig kanal för nyhetsförmedling inom projektet, i vårt fall ett nyhetsbrev. Ett sådant ska helst inte invänta en färdig kommunikationsplan, utan bör startas från dag ett.

En viktig erfarenhet var således att tid och resurser behöver sättas av för administration och strategisk ledning. Detta skapar ägarskap och genom tydligt definierade roller en möjlighet att driva projektet på ett bra sätt.

Projektet valde att se de så kallade horisontella kriterierna, områden som samtliga delprojekt måste arbeta med, på uppdrag av EU som en positiv möjlighet och inte en belastning. I vårt fall arbetade vi med horisontella kriterier som projektets ”spelregler”, vilket vi lade en del tid på i början och tog fram gemensamt.

Eftersom vi inte på förhand kunde veta vilka resultat och insikter våra partners skulle få under projektets gång genomfördes regelbundet så kallade strategiska forum, öppna för alla som på något sätt deltog i projektet, där vi kunde knåda koncept och idéer innan vi visste exakt vilka inriktningar som var relevanta.

En stor uppgift var att planera för framtiden och sprida resultaten på ett sådant sätt att projektparterna skulle kunna använda sig av dem inom sina respektive ansvarsområden även efter projektets slut. Ett projekts resultat är nämligen så mycket mer än bara en uppföljning av ett antal indikatorer.

Slutligen har vi haft en bra och kontinuerlig dialog med Interreg ÖKS-sekretariatet, något som vi tror båda har tjänat på.

Dela: